Поставщик прислал не тот товар в отель: порядок действий при пересортице

При обнаружении пересортицы или доставки несоответствующего спецификации текстиля отель должен немедленно приостановить приемку и составить акт о расхождениях по количеству и качеству. Поставщик обязан заменить ошибочно привезенный товар на нужные позиции в течение 10 дней после получения официального уведомления от покупателя.

Несоответствие привезенного текстиля спецификации договора — частая проблема при работе с неорганизованными складами. Отель рискует сорвать запуск номеров или нарушить график смены белья.

Выявление пересортицы при входном контроле

Пересортица может выражаться в несоответствии размеров, цвета, плотности ткани или комплектации поставки. Каждый такой факт должен быть надлежащим образом задокументирован.

Вопрос: Как правильно зафиксировать пересортицу в накладной ТОРГ-12?

При обнаружении излишков, недостач или пересортицы представитель отеля не должен подписывать товарную накладную ТОРГ-12 без изменений. В графах накладной делаются отметки о фактически принятом количестве товара, а на разницу составляется акт по форме ТОРГ-2. В самом акте подробно расписывается: какой товар заявлен по документам, и что фактически привез экспедитор. Корректные исправления вносятся в присутствии водителя-экспедитора или представителя транспортной компании.

Покупая проектные комплекты текстиля, отель страхует себя от неразберихи на этапе складской логистики.

Виды пересортицы при поставках отельного текстиля

Вид отклонения	Суть расхождения	Влияние на стандарты отеля	Решение проблемы
Ошибка в размерах	Простыни 140×200 вместо 160×200	Невозможно заправить матрас	Замена на нужный размер
Не тот состав	Полиэстер вместо 100% хлопка	Риск усадки, дискомфорт гостя	Возврат и расторжение договора
Отклонение плотности	Полотенца 400 г/м² вместо 500 г/м²	Быстрый износ в прачечной	Соразмерное снижение цены
Разнотонность партии	Желтоватый оттенок белого цвета	Нарушение эстетики номера	Замена на единую партию
Ошибка комплектации	Наволочки без клапана	Подушка вываливается наружу	Доработка швейным цехом

Все поставляемые изделия должны полностью отвечать нормам ТР ТС 017/2011, независимо от цвета и плотности ткани.

Финансовые и логистические правила возврата

Транспортировка и ответственное хранение ошибочно поставленного груза осуществляются за счет виновной стороны (поставщика).

Вопрос: Может ли отель оставить ошибочно привезенный товар себе по сниженной цене?

Да, стороны могут прийти к соглашению о приемке фактически поставленного товара, даже если он отличается от первоначальной спецификации. В этом случае стороны подписывают дополнительное соглашение к договору поставки с изменением номенклатуры и цены товара. Поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру или исправленный УПД. Такой вариант часто выгоден, если отель имеет возможность использовать привезенный текстиль в номерах более низкой категории или в spa-халаты и тапочки.

Любые изменения характеристик ткани должны быть документально зафиксированы для бухгалтерии.

Финансовые затраты при возврате и замене партии текстиля

Элемент затрат	Кто оплачивает расходы	Средняя стоимость	Сроки проведения операции
Ответственное хранение на складе	Поставщик (возмещение)	150–400 руб/сутки	до момента вывоза товара
Обратная транспортировка груза	Поставщик (прямая оплата)	3500–18000 руб	в течение 10 календарных дней
Юридическое сопровождение	Поставщик (при суде)	5000–12000 руб	1 рабочий день (претензия)
Повторная доставка замены	Поставщик (за свой счет)	Бесплатно для отеля	до 10 рабочих дней

При замене текстиля с мембраной TPU температура стирки новых образцов не должна превышать 60°C во избежание повреждения водонепроницаемого слоя.

Вопрос: Какие риски несет отель при согласии на замену товара без оформления допсоглашения?

Согласие на замену товара «на словах» без оформления письменного соглашения или корректировочных документов несет налоговые и юридические риски. Бухгалтерия не сможет легально списать расходы на товар, который отсутствует в первоначальной спецификации. Налоговая проверка выявит расхождение между фактическими запасами на складе и первичными документами, что приведет к доначислению налогов и штрафам. Кроме того, отель теряет право предъявить претензии по качеству к новой, неоформленной номенклатуре.

Подобрать надежного поставщика текстиля с гарантией точной комплектации → Запросить спецификацию в Linoro