Поставщик прислал не тот товар в отель: порядок действий при пересортице
При обнаружении пересортицы или доставки несоответствующего спецификации текстиля отель должен немедленно приостановить приемку и составить акт о расхождениях по количеству и качеству. Поставщик обязан заменить ошибочно привезенный товар на нужные позиции от 3 до 20 дней в зависимости от объёма после получения официального уведомления от покупателя.
Несоответствие привезенного текстиля спецификации договора — частая проблема при работе с неорганизованными складами. Отель рискует сорвать запуск номеров или нарушить график смены белья.
Выявление пересортицы при входном контроле
Пересортица может выражаться в несоответствии размеров, цвета, плотности ткани или комплектации поставки. Каждый такой факт должен быть надлежащим образом задокументирован.
Вопрос: Как правильно зафиксировать пересортицу в накладной ТОРГ-12?
При обнаружении излишков, недостач или пересортицы представитель отеля не должен подписывать товарную накладную ТОРГ-12 без изменений. В графах накладной делаются отметки о фактически принятом количестве товара, а на разницу составляется акт по форме ТОРГ-2. В самом акте подробно расписывается: какой товар заявлен по документам, и что фактически привез экспедитор. Корректные исправления вносятся в присутствии водителя-экспедитора или представителя транспортной компании.
Покупая проектные комплекты текстиля, отель страхует себя от неразберихи на этапе складской логистики.
Виды пересортицы при поставках отельного текстиля
| Вид отклонения | Суть расхождения | Влияние на стандарты отеля | Решение проблемы |
|---|---|---|---|
| Ошибка в размерах | Простыни 140×200 вместо 160×200 | Невозможно заправить матрас | Замена на нужный размер |
| Не тот состав | Полиэстер вместо 100% хлопка | Риск усадки, дискомфорт гостя | Возврат и расторжение договора |
| Отклонение плотности | Полотенца 400 г/м² вместо 500 г/м² | Быстрый износ в прачечной | Соразмерное снижение цены |
| Разнотонность партии | Желтоватый оттенок белого цвета | Нарушение эстетики номера | Замена на единую партию |
| Ошибка комплектации | Наволочки без клапана | Подушка вываливается наружу | Доработка швейным цехом |
Финансовые и логистические правила возврата
Транспортировка и ответственное хранение ошибочно поставленного груза осуществляются за счет виновной стороны (поставщика).
Вопрос: Может ли отель оставить ошибочно привезенный товар себе по сниженной цене?
Да, стороны могут прийти к соглашению о приемке фактически поставленного товара, даже если он отличается от первоначальной спецификации. В этом случае стороны подписывают дополнительное соглашение к договору поставки с изменением номенклатуры и цены товара. Поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру или исправленный УПД. Такой вариант часто выгоден, если отель имеет возможность использовать привезенный текстиль в номерах более низкой категории или в spa-халаты и тапочки.
Любые изменения характеристик ткани должны быть документально зафиксированы для бухгалтерии.
Финансовые затраты при возврате и замене партии текстиля
| Элемент затрат | Кто оплачивает расходы | Средняя стоимость | Сроки проведения операции |
|---|---|---|---|
| Ответственное хранение на складе | Поставщик (возмещение) | 150–400 руб/сутки | до момента вывоза товара |
| Обратная транспортировка груза | Поставщик (прямая оплата) | 3500–18000 руб | в течение 10 календарных дней |
| Юридическое сопровождение | Поставщик (при суде) | 5000–12000 руб | 1 рабочий день (претензия) |
| Повторная доставка замены | Поставщик (за свой счет) | для отеля | до 10 рабочих дней |
При замене текстиля с мембраной TPU температура стирки новых образцов не должна превышать 60°C во избежание повреждения водонепроницаемого слоя.
Вопрос: Какие риски несет отель при согласии на замену товара без оформления допсоглашения?
Согласие на замену товара «на словах» без оформления письменного соглашения или корректировочных документов несет налоговые и юридические риски. Бухгалтерия не сможет легально списать расходы на товар, который отсутствует в первоначальной спецификации. Налоговая проверка выявит расхождение между фактическими запасами на складе и первичными документами, что приведет к доначислению налогов и штрафам. Кроме того, отель теряет право предъявить претензии по качеству к новой, неоформленной номенклатуре.
Подобрать надежного поставщика текстиля с гарантией точной комплектации → Запросить спецификацию в Linoro