Добросовестный поставщик собирает этот пакет заранее и передаёт вместе с коммерческим предложением — без дополнительных запросов.
Что проверять в каждом документе
Паспорт качества: должен содержать фактические значения — не диапазоны, а конкретные числа из испытаний конкретной партии. Состав волокна, разрывная нагрузка, усадка, стойкость окраски к стирке, гигроскопичность (для полотенец). Паспорт подписывается ОТК производителя и содержит дату производства.
Протоколы испытаний: смотрите, аккредитована ли лаборатория в реестре Росаккредитации. Протокол должен содержать дату испытаний (не позднее 12 месяцев для серийных схем), номер аккредитации лаборатории, конкретные результаты по каждому показателю. Протокол без аккредитации лаборатории — не документ.
Таблица: полный пакет документов от поставщика текстиля
| Документ | Обязательность | Что проверять | Красный флаг |
|---|---|---|---|
| Паспорт качества | Рекомендуется | Конкретные цифры, дата, подпись ОТК | Только диапазоны без цифр |
| Протоколы испытаний | Рекомендуется | Аккредитация лаборатории, дата | Нет аккредитации |
| Oeko-Tex Standard 100 | Для премиум и сетей | oeko-tex.com, срок, класс II | Истёкший срок, чужой номер |
| Выписка ЕГРЮЛ | При первой поставке | Действующее юрлицо | Исключён из реестра |
Таблица: чек-лист запроса документов по этапам закупки
| Этап закупки | Нужный документ | Срок получения | Действие при отказе |
|---|---|---|---|
| Запрос КП | До подписания договора | Смена поставщика | |
| Подписание договора | ЕГРЮЛ + реквизиты | До подписания | Юридическая экспертиза |
| Оплата / отгрузка | Одновременно с товаром | Удержание оплаты | |
| Приёмка партии | Паспорт качества на партию | Вместе с поставкой | Акт несоответствия |
| Плановая проверка | Весь пакет | Хранить 3 года | — |
→ Каталог текстиля для отелей → Запросить расчёт по объекту
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если поставщик говорит «документы только после оплаты»?
Это нестандартная практика и серьёзный сигнал: добросовестный поставщик предоставляет документы до оплаты, поскольку они подтверждают законность продажи, а не являются корпоративным секретом. Публичный документ, зарегистрированный в государственном реестре. Оплачивать поставку без документов означает принимать весь регуляторный риск на себя.
Вопрос: Нужен ли отдельный договор поставки или достаточно счёта и накладной?
Для разовых закупок небольшого объёма — счёт и накладная юридически достаточны. Для системных поставок (2 и более раз в год, объём от 200 тыс. руб.) рекомендуется договор поставки с отдельным пунктом об обязательном предоставлении документов качества. Это закрепляет ответственность поставщика за несоответствие и упрощает претензионную работу при выявлении дефектов.
Вопрос: Нужно ли запрашивать документы отдельно на каждый вид текстиля?
Да.
Подобрать текстиль → Запросить КП